Os certificados digitais, por serem uma assinatura digital da empresa ou pessoa física, são capazes de desburocratizar a rotina dos contadores todos os dias.
Conferindo segurança e agilidade nas tarefas diárias, o documento confere total validade jurídica e segurança no momento de realizar diversas operações, tais como emitir NF-e, assinar contratos, prestar contas ao governo etc.
Mas isso não é tudo! Entenda a seguir tudo que um certificado digital pode fazer pela área contábil.
A importância da certificação digital para a contabilidade
A contabilidade, por ser uma área responsável pelo registro das operações de toda a natureza de uma empresa, faz uso de tecnologias para agilizar processos e torná-los mais seguros.
Como recurso indispensável para a contabilidade, os certificados digitais dão adeus aos documentos físicos e otimizam o tempo e a organização dos profissionais, uma vez que tudo pode ser substituído pela versão digital de documentos oficiais, com a mesma validade jurídica.
Além disso, o uso do certificado digital acarreta em diversas vantagens, como: redução de custos desnecessários com documentos impressos, destaque de profissionais frente à concorrência, gestão segura de informações dos clientes, modernização e digitalização de processos, entre outros.
Principais usos do certificado digital na contabilidade
Quando falamos em certificado digital, sabemos que as possibilidades de uso são abrangentes. No caso da área contábil, selecionamos os três casos de uso mais recorrentes em escritórios. Confira:
1) Emissão de notas fiscais
A emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) exige uma assinatura eletrônica, ou seja, um certificado digital. Essa é a melhor e mais segura maneira de legitimar transações comerciais.
2) Declaração de Imposto de Renda
O certificado digital, quando outorgado, dá poder aos contadores para realizar o preenchimento de declarações do Imposto de Renda de forma mais ágil, solucionando pendências dos clientes à distância.
3) Transações bancárias
A certificação digital também permite automatizar transações bancárias através dos contadores, garantindo segurança e evitando ataques cibernéticos.
Certificado digital obrigatório para empresas
Muito além de um recurso opcional, os certificados digitais são item obrigatório para a maioria das empresas.
Os negócios que seguem os regimes tributários de Lucro Real e Lucro Presumido, por exemplo, devem possuir um certificado digital para cumprir sua obrigação de emitir NF-e e entregar as declarações exigidas pela RFB.
Já as empresas que integram o Simples Nacional e possuem mais de três funcionários precisam do certificado para cumprir os envios de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, como o Seguro-Desemprego Web, a Guia de Recolhimento do FGTS e os demais itens do e-Social.
E quem é MEI também não fica fora dessa lista! Em alguns estados é obrigatório possuir certificados para manter a regularização da sua empresa com as autoridades fiscais e governamentais.
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